FloorFiller Data Processing Agreement

2.1 Deel van de Hoofdovereenkomst

Deze overeenkomst maakt integraal deel uit van de Hoofdovereenkomst.

2.2 Voorrang

Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de Hoofdovereenkomst gaat deze overeenkomst voor, uitsluitend waar het de verwerking van Persoonsgegevens betreft.

2.3 Uitgesloten verwerkingen

Deze overeenkomst ziet niet op verwerkingen waarvoor FloorFiller zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Dat zijn: het account en de facturatie van de Verwerkingsverantwoordelijke, bezoekers die floorfiller.ai rechtstreeks bezoeken buiten de Service om, en volledig geanonimiseerde bedrijfsstatistiek. Daarop is het privacybeleid van FloorFiller van toepassing.

2.4 Subverwerker

De Verwerkingsverantwoordelijke kan zelf verwerker zijn van een derde. In dat geval verklaart hij bevoegd te zijn deze overeenkomst aan te gaan en FloorFiller als subverwerker in te schakelen.

3.1 Voorwerp

FloorFiller verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het genereren en beschikbaar stellen van AI-visualisaties via de Service en de Resultatenpagina, en van de daarbij behorende statistiek voor de Verwerkingsverantwoordelijke.

3.2 Bijlage A

De aard van de verwerking, de categorieën Betrokkenen en Persoonsgegevens en de verwerkingsdoeleinden staan in Bijlage A.

3.3 Ingang en einde

Deze overeenkomst gaat in bij het aanmaken van het account en eindigt van rechtswege op het moment dat de Hoofdovereenkomst eindigt, met inachtneming van artikel 12.

4.1 Verwerking op instructie

FloorFiller verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op schriftelijke, gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op FloorFiller rustende wettelijke verplichting anders bepaalt. In dat laatste geval stelt FloorFiller de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte, tenzij die wetgeving dat verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.

4.2 Inhoud van instructies

De instructies bestaan uit: deze overeenkomst inclusief bijlagen, de Hoofdovereenkomst, de technische documentatie en de instellingen die de Verwerkingsverantwoordelijke in het Platform kiest, waaronder de bewaartermijnen.

4.3 Aanvullende instructies

Aanvullende instructies worden schriftelijk gegeven. Vergen zij een wijziging van het Platform of brengen zij meer dan geringe kosten mee, dan mag FloorFiller daarvoor een redelijke vergoeding vragen of de instructie gemotiveerd weigeren.

4.4 Onrechtmatige instructies

FloorFiller stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis indien een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG of andere gegevensbeschermingswetgeving.FloorFiller mag de uitvoering van die instructie opschorten tot Partijen overeenstemming hebben bereikt.

4.5 Geen eigen doeleinden

FloorFiller verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. In het bijzonder gebruikt FloorFiller de Persoonsgegevens niet om AI-modellen te trainen, te finetunen of te evalueren, en verkoopt of verhuurt FloorFiller ze niet.

4.6 Geanonimiseerde gegevens

FloorFiller mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens die niet tot een Betrokkene herleidbaar zijn gebruiken voor het verbeteren en beveiligen van de dienst. Anonimisering vindt onomkeerbaar plaats.

5.1 Grondslag en informatieplicht

De Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat er een geldige grondslag bestaat voor de verwerking en dat hij voldoet aan zijn informatieplicht uit de artikelen 12 tot en met 14 AVG.

5.2 Toestemmingsmechanisme

FloorFiller stelt in de Service een toestemmingsmechanisme beschikbaar en legt het bewijs daarvan vast namens de Verwerkingsverantwoordelijke. Dat ontslaat de Verwerkingsverantwoordelijke niet van zijn eigen verantwoordelijkheid voor de geldigheid van de toestemming.

5.3 Rechtmatige instructies

De Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat zijn instructies rechtmatig zijn en dat de verwerking geen bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG of strafrechtelijke gegevens als bedoeld in artikel 10 AVG betreft. Het Platform is daar niet op ingericht.

5.4 Leeftijdsgrens

De Verwerkingsverantwoordelijke plaatst de Service niet op webshops of pagina's die zich richten op, of waarschijnlijk toegankelijk zijn voor, personen onder de achttien jaar. Deze beperking vloeit voort uit de voorwaarden van de AI-leverancier.

5.5 Verwerkingsregister

De Verwerkingsverantwoordelijke houdt zijn eigen verwerkingsregister bij en beoordeelt zelf of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vereist is.

5.6 Gebruik dashboardgegevens

De Verwerkingsverantwoordelijke gebruikt gegevens die hij via het dashboard ontvangt uitsluitend voor het doel waarvoor de Betrokkene ze heeft achtergelaten, en houdt zich daarbij aan de regels voor ongevraagde elektronische communicatie.

6.1 Vertrouwelijkheid

FloorFiller behandelt de Persoonsgegevens als vertrouwelijk.

6.2 Toegang

FloorFiller verleent alleen toegang aan personen voor wie dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst. Die personen zijn tot geheimhouding verplicht op grond van een arbeidsovereenkomst, een verwerkersovereenkomst of een afzonderlijke geheimhoudingsverklaring.

6.3 Voortduring

Deze verplichting blijft na het einde van deze overeenkomst van kracht.

7.1 Maatregelen

FloorFiller treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. De maatregelen staan beschreven in Bijlage B.

7.2 Wijziging maatregelen

FloorFiller mag die maatregelen wijzigen, mits het beschermingsniveau daardoor niet wezenlijk daalt. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd.

7.3 Doorlopend proces

Partijen erkennen dat beveiliging een doorlopend proces is en dat geen enkele maatregel absolute veiligheid biedt. FloorFillerevalueert de maatregelen periodiek en past ze aan bij nieuwe risico's.

7.4 Geen zelfstandig doel

Beveiliging, misbruikbestrijding, aanvraaglimieten en foutopsporing voert FloorFilleruit ter nakoming van artikel 32 AVG en niet als zelfstandig eigen doeleinde.

8.1 Algemene machtiging

De Verwerkingsverantwoordelijke verleent FloorFiller hierbij een algemene schriftelijke machtiging om subverwerkers in te schakelen, als bedoeld in artikel 28 lid 2 AVG.

8.2 Lijst subverwerkers

De op dit moment ingeschakelde subverwerkers staan in Bijlage C. De actuele lijst staat ook in paragraaf 7 van het privacybeleid van FloorFiller.

8.3 Wijzigingen

FloorFiller kondigt een voorgenomen wijziging of toevoeging ten minste 30 dagen vooraf aan per e-mail of via het dashboard. De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 14 dagen na die aankondiging schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken.

8.4 Bezwaar

Bij bezwaar treden Partijen in overleg. Komen zij er niet uit, dan mag de Verwerkingsverantwoordelijke de Hoofdovereenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging, zonder verdere kosten en met terugbetaling van vooruitbetaalde, niet-verbruikte credits naar rato.

8.5 Contractuele waarborgen

FloorFiller legt elke subverwerker schriftelijk verplichtingen op die niet minder streng zijn dan die uit deze overeenkomst, en blijft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het nakomen daarvan.

9.1 Verwerking buiten de EER

De contractspartij van FloorFiller voor de AI-verwerking is gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte. Die partij verwerkt de gegevens mede daarbuiten, waaronder in de Verenigde Staten, en mag ze tijdelijk opslaan of cachen in elk land waar zij of haar agents faciliteiten hebben. Ook enkele ondersteunende subverwerkers verwerken deels buiten de EER. Zie Bijlage C.

9.2 Waarborgen

Voor doorgifte buiten de EER baseert FloorFiller zich op standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als bedoeld in artikel 46 lid 2 sub c AVG en, waar van toepassing, op een adequaatheidsbesluit. FloorFiller verstrekt op verzoek een kopie of beschrijving van deze waarborgen.

9.3 Geen dataresidentie in de EER

FloorFiller biedt geen dataresidentie binnen de EER. De Verwerkingsverantwoordelijke aanvaardt dit uitdrukkelijk en erkent dat hij hiervan op de hoogte was voordat deze overeenkomst tot stand kwam.

9.4 Logging bij AI-leverancier

De AI-leverancier logt ingediende invoer en gegenereerde uitvoer gedurende een beperkte periode om schendingen van zijn beleid voor verboden gebruik op te sporen en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. FloorFiller heeft geen zeggenschap over de duur van die logging en kan verwijdering daaruit niet bewerkstelligen. De Verwerkingsverantwoordelijke informeert Betrokkenen hierover. De AI-leverancier gebruikt deze gegevens niet voor modeltraining.

10.1 Bijstand

FloorFiller verleent de Verwerkingsverantwoordelijke redelijke bijstand, met passende technische en organisatorische maatregelen, bij het nakomen van verzoeken van Betrokkenen op grond van hoofdstuk III AVG.

10.2 Doorsturen verzoeken

Ontvangt FloorFiller rechtstreeks een verzoek van een Betrokkene, dan handelt FloorFillerdat niet zelf inhoudelijk af, maar stuurt het onverwijld door naar de Verwerkingsverantwoordelijke en bevestigt dat aan de Betrokkene.

10.3 Platformfunctionaliteit

Het Platform biedt de Verwerkingsverantwoordelijke functionaliteit om zelf gegevens in te zien, te exporteren en te verwijderen. Daarnaast kan de Betrokkene zijn eigen visualisaties rechtstreeks via de Resultatenpagina verwijderen. Beide gelden als door de Verwerkingsverantwoordelijke geautoriseerde verwerkingshandelingen.

10.4 Vergoeding bijstand

Bijstand die redelijkerwijs binnen de standaardfunctionaliteit valt, is kosteloos. Voor bijstand die aanzienlijke handmatige inspanning vergt, mag FloorFiller een redelijke vergoeding tegen kostprijs vragen, na voorafgaande opgave.

11.1 Melding

FloorFiller stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen achtenveertig uur nadat FloorFiller er kennis van heeft genomen, in kennis van een Datalek dat Persoonsgegevens raakt.

11.2 Inhoud melding

De melding bevat, voor zover beschikbaar: de aard van het Datalek, de betrokken categorieën en aantallen Betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de getroffen en voorgestelde maatregelen, en de contactgegevens voor nadere informatie. Zijn niet alle gegevens direct beschikbaar, dan verstrekt FloorFiller ze in fasen zonder verdere onnodige vertraging.

11.3 Melding aan AP

De Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan Betrokkenen vereist is en doet die melding zelf. FloorFiller doet die melding niet namens de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

11.4 Medewerking

FloorFiller verleent redelijke medewerking bij onderzoek, indamming en herstel, en documenteert het Datalek en de genomen maatregelen.

11.5 Mededelingen

Partijen doen geen mededelingen over een Datalek waarin de andere partij herkenbaar is, zonder voorafgaand overleg, tenzij een wettelijke verplichting daartoe dwingt.

12.1 Bewaartermijnen

FloorFiller hanteert de bewaartermijnen uit Bijlage A. Deze gelden als instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke.

12.2 Geautomatiseerde verwijdering

Verwijdering vindt geautomatiseerd plaats. FloorFiller registreert de uitvoering van die verwijderprocessen ten behoeve van de verantwoordingsplicht.

12.3 Afwijkende termijnen

De Verwerkingsverantwoordelijke kan schriftelijk een kortere bewaartermijn opdragen. Een langere termijn is alleen mogelijk na schriftelijke overeenstemming.

12.4 Export na beëindiging

Na het einde van de Hoofdovereenkomst kan de Verwerkingsverantwoordelijke gedurende 30 dagen een export van de gegevens opvragen via het dashboard. Daarna verwijdert FloorFiller de Persoonsgegevens en bestaande kopieën binnen dertig dagen, tenzij Unierechtelijke of nationaalrechtelijke bepalingen opslag voorschrijven.

12.5 Back-ups

Persoonsgegevens in back-ups worden verwijderd volgens de reguliere back-upcyclus, met een maximum van 90 dagen. Gedurende die periode blijven de beveiligingsverplichtingen uit deze overeenkomst onverkort gelden.

12.6 Bevestiging verwijdering

FloorFiller bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.

13.1 Bijstand AVG

FloorFiller verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem beschikbare informatie, redelijke bijstand bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging.

13.2 Informatieplicht

FloorFiller stelt op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van artikel 28 AVG aan te tonen, waaronder deze overeenkomst met bijlagen, de beveiligingsdocumentatie en beschikbare rapportages van subverwerkers.

13.3 Audit

De Verwerkingsverantwoordelijke mag ten hoogste eenmaal per kalenderjaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden auditor die geen concurrent van FloorFiller is. De audit wordt ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd, vindt plaats tijdens kantooruren en verstoort de bedrijfsvoering van FloorFiller zo min mogelijk.

13.4 Kosten audit

De kosten van een audit komen voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij daaruit een wezenlijke tekortkoming van FloorFiller blijkt. In dat geval draagtFloorFiller de redelijke kosten en herstelt hij de tekortkoming binnen een redelijke termijn op eigen kosten.

13.5 Aanvullende audit

Bij een gerechtvaardigd vermoeden van een ernstige tekortkoming of na een Datalek mag een aanvullende audit plaatsvinden, ook binnen hetzelfde kalenderjaar.

13.6 Reikwijdte audit

Een audit strekt zich niet uit tot gegevens van andere klanten van FloorFiller, tot broncode, of tot de faciliteiten van subverwerkers; voor die laatste stelt FloorFillerde beschikbare documentatie ter beschikking.

14.1 Algemene voorwaarden

De aansprakelijkheidsregeling uit artikel 11 van de algemene voorwaarden voor zakelijke klanten is onverkort van toepassing op deze overeenkomst, ook voor schade die verband houdt met de verwerking van Persoonsgegevens.

14.2 Artikel 82 AVG

Artikel 82 AVG blijft onverlet. In de onderlinge verhouding tussen Partijen draagt de partij die de betreffende verplichting heeft geschonden de daaruit voortvloeiende schade, boetes en kosten.

14.3 Vrijwaring door Klant

De Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart FloorFiller tegen aanspraken van Betrokkenen, toezichthouders en derden die voortvloeien uit een onrechtmatige instructie, een ontbrekende of ongeldige grondslag, of een schending van artikel 5 van deze overeenkomst.

14.4 Vrijwaring door Verwerker

FloorFiller vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke tegen aanspraken die uitsluitend voortvloeien uit een toerekenbare schending door FloorFiller van deze overeenkomst, binnen de grenzen van artikel 14.1.

15.1 Wijziging

FloorFiller mag deze overeenkomst wijzigen indien wet- en regelgeving, een uitspraak van een toezichthouder of een wijziging in de dienst daartoe aanleiding geeft. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd. Is een wijziging wezenlijk nadelig, dan mag de Verwerkingsverantwoordelijke de Hoofdovereenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum.

15.2 Nietigheid

Is een bepaling nietig of onafdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en wordt zij vervangen door een geldige bepaling die de strekking zo dicht mogelijk benadert.

15.3 Voortdurende werking

De artikelen 6, 12, 13 en 14 blijven na het einde van deze overeenkomst van kracht zolang FloorFiller nog Persoonsgegevens onder zich heeft of daarop nog aanspraken kunnen rusten.

15.4 Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Oost-Brabant, locatie Eindhoven.

15.5 Contactpunten

Berichten over gegevensbescherming richt je via het contactformulier aan FloorFiller en aan het e-mailadres dat de Verwerkingsverantwoordelijke in zijn accountinstellingen heeft opgegeven. Beide Partijen houden dat adres actueel.

A.1 Onderwerp en aard van de verwerking

Het ontvangen, opslaan, converteren, bewerken, doorgeven aan een AI-model, terugleveren, tonen, beschikbaar stellen voor download, statistisch samenvatten en verwijderen van door Betrokkenen aangeleverde afbeeldingen en gegevens, met als doel het genereren van een indicatieve visualisatie van een vloerproduct.

A.2 Categorieën betrokkenen

Bezoekers van de webshop van de Verwerkingsverantwoordelijke die de Service gebruiken, van achttien jaar en ouder.

A.3 Categorieën persoonsgegevens

• Geüploade of vastgelegde ruimtefoto's, die een woonomgeving en ongewenst ook personen kunnen tonen
• Gegenereerde visualisaties
• Naam en e-mailadres, indien achtergelaten
• Gekozen product en productcontext
• Technische gegevens: gehasht IP-adres, browser- en apparaatkenmerken, tijdstip, foutmeldingen
• Gebruiksgebeurtenissen: openen, uploaden, genereren, downloaden, verwijderen, afbreken
• Toestemmingsbewijs: moment, versie en technische identificator

Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) of strafrechtelijke gegevens (art. 10 AVG) verwerkt. FloorFiller past geautomatiseerde detectie toe om herkenbare gezichten onherkenbaar te maken; dit is een inspanningsverplichting en geen garantie, en er wordt geen biometrisch profiel opgeslagen of afgeleid.

A.4 Verwerkingsdoeleinden

A.5 Bewaartermijnen

Na afloop worden gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld.

A.6 Verwerkingslocaties

Zie Bijlage C.

B.1 Vertrouwelijkheid

• Versleuteling van al het dataverkeer via TLS 1.2 of hoger
• Versleuteling van opgeslagen gegevens bij de cloudleveranciers
• Logische scheiding van gegevens per klant in de database, afgedwongen op rijniveau
• Toegangsbeheer op basis van rol en noodzaak, met periodieke herziening van rechten
• Tweefactorauthenticatie voor alle beheerderstoegang
• Wachtwoorden uitsluitend gehasht opgeslagen
• Geheimhoudingsverplichting voor alle personen met toegang
• Geautomatiseerd onherkenbaar maken van gedetecteerde gezichten in geüploade afbeeldingen

B.2 Integriteit

• Logging van toegang tot en handelingen op gevoelige onderdelen
• Registratie van de uitvoering van geautomatiseerde verwijderprocessen
• Gescheiden omgevingen voor ontwikkeling, test en productie
• Beoordeling van wijzigingen voordat deze naar productie gaan

B.3 Beschikbaarheid en veerkracht

• Periodieke back-ups met een bewaartermijn van maximaal 90 dagen
• Herstelprocedure met periodieke controle van de herstelbaarheid
• Monitoring van beschikbaarheid en foutpercentages
• Aanvraaglimieten ter bescherming tegen overbelasting en misbruik

B.4 Beoordeling en organisatie

• Periodieke evaluatie van de maatregelen en van de ingeschakelde subverwerkers
• Actueel overzicht van verwerkingen en gegevensstromen
• Procedure voor het herkennen, melden en afhandelen van datalekken
• Gegevensminimalisatie: alleen wat nodig is wordt aangeleverd aan subverwerkers
• Meldpunt voor kwetsbaarheden via het contactformulier